งานหนักจนท่วมหัวเอาตัวแทบไม่รอด ต้องจัดการอย่างไร
By ในการทำงาน ต้องมีสักครั้งที่เรามีงานให้ทำมากมายหลาย ๆ สิ่งพร้อม ๆ กัน โดยไม่มีท่าทีว่าจะเสร็จในเร็ว ๆ นี้ ซึ่งสร้างความหวาดกลัวว่า งานที่กองเป็นพะเนินนี้จะไม่เสร็จตามเป้าหมายแน่ ๆ ซึ่งภาระงานที่มากเกินไป ส่งผลให้การทำงานของเราเป็นไปอย่างเร่งรีบ อาจจะทำให้งานที่ได้ ไม่เป็นไปอย่างหวัง หรือ มีประสิทธิภาพลดน้อยลง แต่ไม่ต้องเป็นกังวลไป ก่อนอื่นเราต้องตั้งสติเอาไว้ให้มั่น แล้วทำตามแนวทาง 5 ข้อต่อไปนี้ ที่จะช่วยจัดการภาระงานล้นมือนี้กัน!
ลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน
ถึงแม้เราจะมีงานเยอะแค่ไหน แต่งานทุกชิ้นก็อาจจะมีความสำคัญที่แตกต่างกันไป คุณควรจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานแต่ละชิ้นด้วย อาทิเช่น งานที่สำคัญและเร่งด่วน ควรรีบทำตอนนี้เลย หรือจะเป็นงานที่สำคัญ แต่ไม่ได้เร่งด่วนมากนัก แบบนี้ถือว่า มีเวลาให้เราสามารถจะค่อย ๆ คิดหรือวางแผนก่อนได้ และสุดท้ายคืองานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ สามารถที่จะจัดเอาไว้เป็นลำดับสุดท้ายในการทำงานได้
วางแผนการทำงานล่วงหน้า
ก่อนนอนในแต่ละคืน ถ้าเราลองวางแผนการทำงานในแต่ละวันว่า เรามีเป้าหมายอย่างไรบ้าง ในแต่ละวันควรทำงานอะไรบ้างแบ่งเป็นลำดับ เป็นขั้นเป็นตอน การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้เราประหยัดเวลาและสามารถที่จะจดจ่ออยู่กับภาระงานตามกำหนดของเราได้ดียิ่งขึ้น
ลดการใช้เวลากับสิ่งที่ไม่จำเป็น
การลดเวลาในสิ่งที่จำเป็นก็เป็นสิ่งที่จะช่วยให้เรามีสามาธิอยู่กับงานได้ดียิ่งขึ้น อาทิเช่น ปิดโทรศัพท์ หรือการงดใช้โซเชียลมีเดียไปชั่วคราว เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถจัดการกับตัวเองได้ง่ายขึ้น และโฟกัสอยู่กับสิ่งที่เราได้วางแผนเอาไว้ได้นั่นเอง
พักสักนิดเพื่อให้ผ่อนคลาย
คนเราไม่สามารถที่จะทำงานได้ติดต่อกันตลอดเวลา ถึงแม้งานจะยุ่งแค่ไหน แต่การพักสักนิดย่อมส่งผลดีกับสุขภาพทั้งในด้านร่างกายและจิตใจอีกด้วย การพักผ่อนสามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่ พักสายตา เปลี่ยนจากการจดจ่อหน้าคอมมาเป็นการชมธรรมชาติ เดินเล่นยืดเส้นยืดสาย หรือจิบกาแฟ ฟังเพลงโปรด เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้เรามีแรงที่จะไปทำงานที่รอเราอยู่ และเมื่อร่ายกายผ่อนคลายขึ้นการทำงานก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
ลองใช้เทคนิค 25 นาที
นักธุรกิจชาวอิตาลีที่ชื่อ Francesco Cilillo ได้นำเสนอเทคนิคที่ชื่อ Pomodoro Technique หรือเทคนิค 25 นาที มาจากคำว่า Pomodoro ในภาษาอิตาลี ที่แปลว่ามะเขือเทศ โดยมาจากรูปทรงของเครื่องจับเวลาที่เขาใช้ โดยเทคนิคนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานหนัก มีงานยุ่งจนมีเวลาไม่เพียงพอกับภาระงานที่มี Pomodoro Technique จึงเป็นวิธีที่ใช้ในการบริหารเวลาในการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเทคนิคนี้มีหลักการทำงานง่าย ๆ ดังนี้
- กำหนดงานที่จะทำให้แน่ชัด
- ทำงานตามที่ตั้งใจให้ครบ 25นาที
- เมื่อทำงานครบ 25 นาทีแล้ว ให้เบรคแป็นเวลาสั้น ๆ 5 นาที
- เมื่อทำซ้ำทั้งสี่รอบ (ทำงาน + พักรวมเวลาประมาน 2 ชั่วโมง) แล้ว ให้พักเบรคยาวขึ้นเป็น 15-20 นาที
ในช่วงนี้นอกจากจะได้พักแล้ว ยังทำให้เราได้ไตร่ตรองการทำงานที่ผ่านมาทั้งสองชั่วโมงก่อนหน้าอีกด้วย โดยเมื่อเราทำไปเรื่อย ๆ เราก็จะสามารถปรับเวลาตามการทำงานของเราก็ได้ อาจจะเป็นทำงาน 30 นาที พัก 5 นาทีแทน ซึ่งการทำตาม Pomodoro Technique ช่วยให้เราผ่อนคลายและคลายความเครียดในการทำงานที่ต้องจดจ่อตลอดเวลาอีกด้วย
อ้างอิงจาก:
www.francescocirillo.com